檔案管理數(shù)字化（檔案管理）

關(guān)于檔案管理數(shù)字化，檔案管理這個(gè)問(wèn)題很多朋友還不知道，今天小六來(lái)為大家解答以上的問(wèn)題，現(xiàn)在讓我們一起來(lái)看看吧！

1、檔案管理規(guī)定 一、檔案管理 (一)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無(wú)缺。

2、 (二)文檔管理員必須堅(jiān)持文書(shū)隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門(mén)別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

3、 (三)檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

4、 二、文書(shū)檔案管理 (一)歸檔范圍 行政綜合類:包括重要的會(huì)議材料;制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料;發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào);政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。

5、 2、組織人事教育培訓(xùn)類:員工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn)卡。

6、 3、會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類:年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)文件材料。

7、 4、質(zhì)量管理類:質(zhì)量管理方面的制度。

8、 5、技術(shù)類:產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。

9、 6、銷售紀(jì)事類:公司大規(guī)模的銷售活動(dòng)紀(jì)事。

10、 (二)文書(shū)的檔案立卷 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁(yè)數(shù)，均應(yīng)齊全完整。

11、 2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)，分類一起排列，不得分開(kāi)。

12、 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文，放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)，放在所針對(duì)的最后一年立卷，跨年度的會(huì)議文件，歸在會(huì)議召開(kāi)的年度立卷。

13、 三、歸檔時(shí)間 公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的各種合同及常規(guī)性報(bào)表，根據(jù)各自不同的時(shí)限要求及時(shí)上繳總經(jīng)理和人力資源部;其它各類檔案如聲像檔案、活動(dòng)檔案、工程檔案等由各部門(mén)暫時(shí)保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。

14、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。

15、 四、檔案的借閱及銷毀 (一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。

16、不得在檔案上涂改、撕毀，并應(yīng)及時(shí)歸還。

17、 (二)會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。

18、內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。

19、外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。

20、查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。

21、 (三)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地制定檔案銷毀清單，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，登記造冊(cè)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀時(shí)需有兩人以上參加，并在銷毀清冊(cè)上簽字。

22、檔案管理辦法一.總則 ?為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法。

23、二.公司檔案范圍 ? ?公司建檔范圍確立為： ?公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料； 財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料； 勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料； 經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料； 生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料； 產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； 儀器、設(shè)備方面的文件材料； 基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料； 科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料； 教育培訓(xùn)方面的文件材料； 信息、情報(bào)方面的文件材料； 黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料； 其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。

24、 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。

25、公司檔案還包括聲像資料：照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成； 影片檔案：原版底片、拷貝及文字說(shuō)明； 錄音檔案：唱片、錄音帶； 錄像檔案：政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)。

26、三.公司檔案管理體制 ?公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。

27、由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

28、行政部可設(shè)立專門(mén)檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。

29、 根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門(mén)形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門(mén)移交保管。

30、 公司應(yīng)有庫(kù)房或場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。

31、暫不具備檔案案安全保管條件時(shí)，要委托有關(guān)檔案部門(mén)代為保管。

32、四.檔案管理工作(一).檔案材料的收集： ?建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限； 對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； 及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。

33、(二).檔案的歸檔、立卷與管理。

34、 1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。

35、 ?區(qū)分全宗，確定立檔單位。

36、 分類。

37、依據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。

38、 歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

39、 案卷排列。

40、立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。

41、 整理案卷，使之厚度適宜，控制在對(duì)所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

42、 每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理： 清除不必要保存的材料； 對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

43、(三).檔案的保管： ?防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 公司設(shè)立專門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦?kù)房或?qū)Ｓ梦募?kù)保存檔案； 做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

44、(四).檔案的鑒定： 從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。

45、 確定各類檔案的中管期限表。

46、其中財(cái)務(wù)檔案見(jiàn)財(cái)務(wù)檔案保存期限表。

47、 公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。

48、介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。

49、(五).檔案的銷毀： ?對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存； 辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀； 銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊(cè)上簽字。

50、公司終止、解散時(shí)，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門(mén)或當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館。

51、 公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

52、 (六).檔案借閱、利用工作 凡需使用檔案者，均須填寫(xiě)文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱 案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。

53、外借的須辦理登記手續(xù)。

54、 借閱期限不得超過(guò)棗星期（如三個(gè)星期），到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

55、 借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。

56、借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

57、 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。

58、其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

59、 公司內(nèi)檔案利用的方式有： ?1).提供檔案原件； ?2).提供檔案復(fù)印件； ?3).提供文獻(xiàn)索引資料。

60、 ?7.檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)向各部門(mén)、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

61、 ?8.檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門(mén)、人員定題咨詢要求。

62、 ?9.依據(jù)國(guó)家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。

63、 ?10.政府有關(guān)部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。

64、五.附則 檔案部門(mén)積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。

65、 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

本文分享完畢，希望對(duì)大家有所幫助。

標(biāo)簽：